Sanal asistanımız Anastasia ve bilişim sistemimiz

Sanal asistanımız Anastasia ve bilişim sistemimiz


Geçtiğimiz günlerde web sitemizdeki kayıtlı destekci sayısı 10.000 kişiye ulaştı. Bu kadar kısa sürede bu kadar hızlı büyümemizin birçok sebebi var. En önemli etkenlerden biri de güçlü bir bilişim sistemine sahip olmamızdır.

Tamamı aktif olmasa da 10.000 doğa ve spor severe hizmet vermek gerçekten çok zor bir iştir. Bir çalışan ve üç-beş gönüllü ile bu çok mümkün değildir.

Üyeler ve gönülüler arasındaki iletişimin neredeyse tamamı WhatsApp üzerinden yapılmaktadır.

Özellikle etkinliklerde iletişim ve fotoğraf paylaşımı amacı ile kullanılan Whatsapp grupları açmak ve güncel tutmak çok fazla zaman alıyor ve hatalara neden olabiliyordu.

Yazılımcı olan dernek başkanımız Süleyman Şahin bu soruna da güzel bir çözüm üretti. Whatsapp üzerinde çalışan “Chat Bot” yazarak tüm bu işlerin otomatik yapılmasını sağladı.

Bu sevimli bot’a Anastasia adını verdik.

Anastasia etkinlik yönetim sistemimiz www.istanbuldoga.net ile tam entegre çalışıyor.

İşte Anastasia’nın görevleri ;

  • Etkinlikler için Whatsapp grubu açmak, kapatmak, güncel tutmak ve gruplara bildirimler yapmak.
  • Whatsapp gruplarında paylaşılan fotoğrafları arşivlemek.
  • Etkinliklerde gerektiğinde oylama yapmak.  
  • Etkinlik sorumlularına bilgi ve döküman sağlamak.
  • Üyelerin basit sorularını yanıtlamak.
  • Üyelerden gelen detaylı soruları Destek grubuna gönlendirmek ve gelen cevabı üyeye iletmek.
  • İade taleplerinin sonuçlarını üyelere bildirmek.
  • Etkinlik katılım ve iptal bilgisini üye ile paylaşmak.
  • Etkinliklerin yayımlanmadan önce onay sürecini takip etmek, ilgilileri bilgilendirmek.
  • Yönetim kurulu oylamalarını takip etmek.
  • Resmi üyelik müracatlarını yönetim kuruluna onaya sunmak ve onay sonrası üyeye bilgi vermek.
  • Etkinlik sonunda katılımcılar ile memnuniyet anketi yapmak.
  • Web sayfası (etkinlik yönetim sistemine) girişinde üyeler şifrelerini yanlış yazdıklarında onlara şifrelerini hatırlatmak.
  • Etkinlik katılımcılarını toplayacak olan servis aracı ilk duraktan hareket ettiği andan itibaren aracın bulunduğu durağı Whatsapp grubuna göndermek.

En çok işimize yarayan özelliklerden biri de Oylama özelliğidir. Whatsapp grubunda ekibe bir şey sorulduğunda bazen cevaplar birbirine girer. Kimin neyi tercih ettiği karışır.

İşte oylama özelliğine bir örnek :
Etkinlik sorumlusu katılımcılara kasklarının olup olmadığını soruyor. Olayanlara dernekten ödünç verilecek.

Anastasia ile sohbet etmek isterseniz Whatsapp numarası : +90 212 963 04 79
Anastasia sizi sisteme kayıtlı cep telefonunuzdan tanır. Eğer sitemimize kayıtlı değilseniz sohbet edeceğiniz konular sınırlı olacaktır.

ETKİNLİK YÖNETİM SİTEMİZ

Pandemi öncesi haftada 15 etkinliğe kadar çıkmıştık. Bu yaklaşık 400 katılımcı demektir. Kayıtlar, iptaller değişiklikler o kadar fazla oluyordu ki bunların takibi çok ciddi bir iş yüküdür.

www.istanbuldoga.net etkinlik yönetim sitemiz bizim yerimize bunları hızlı ve doğru bir şekilde yapılacak şekilde yine başkanımız Süleyman Şahin tarafından programlandı.

Bu site aslında sadece etkinlik rezervasyonlarını yönetmiyor. Tüm dernek işlerimizi yönetiyor bu nedenle sitemize “Dernek Yönetim Sistemi” desek daha doğru olurdu.

Üyelerimize, dernek çalışanımıza, gönüllülere, denetim, disiplin ve yönetim kuruluna sistemin sağladığı faydalar ;

  • Sporcuların, üyelerin ve misafirlerin etkinlik rezervasyonlarını yönetmek .
  • iyzico tahsilat sistemi ile entegreli kredi kartı ya da eft ile bağış almak, bağış karşılığı üyelere etkinlik katılım kredisi yüklemek. ( Kredi hk. bkz: www.istanbuldoga.net/kredi.py )
  • Etkinliklerin yönetimini sağlamak.
  • Yönetim kurulu kararlarını tutmak, oylamak.
  • Sportif faaliyetlerde İl Spor Müdürlüğüne sunulan evrakları hazırlamak (Dilekçe, Kafile listesi ve üst yazısı, sporcu taahüt belgesi).
  • Diğer tüm faaliyetlerde kaymakamlık dilekçelerini oluşturmak.
  • Taşımacı firma için yolcu listesi hazırlamak.
  • Taşımacı firma için araç rezervasyon formu oluşturmak.
  • Etkinlik raporlarını tutmak.
  • Anket sonuçlarını sunmak.
  • Disiplin kurulu kararlarını tutmak.
  • Bağışların Derbis’e sistemine işlenmesini takip etmek.
  • Resmi üyelerin Derbis’e ve üye defterine işlenmesini takip etmek.
  • Sporcu lisanslarının kayıtlarını tutmak, lisans taleplerini ve lisansların federasyonların sistemlerine işlenmesini takip etmek.
  • Üye hesaplarını kontrol etmek.
  • Denetleme ve yönetim kuruluna güncel mali rapor sunmak ( Paraşüt muhasebe programı ile entegreli ).
  • İade taleplerinin takibini sağlamak.
  • Etkinliklerde görevlendirilen araç sorumlularına katılımcıların binecekleri durağı bildirmek, takibini sağlamak.
  • Üyelerin üyelik ve hesap durumlarının takip etmelerini sağlamak.
  • Denetim ve yönetim kuruluna bağış raporlarını sunmak.
  • Sık sorulan sorular ile üyelere destek olmak.

Yönetim sistemimiz KVKK’na uygun olarak programlanmıştır. Üyelerden mümkün olduğunca az veri alınır ve veriler sınıflandırılır. Kişisel veriler ilgili mevzuatlar gereği paylaşılması gerektiğinde en ez düzeyde paylaşılır. Verilerin kimler ile paylaşılacağı da kullanıcılara bildirilir.

DİĞER ENTEGRE SİSTEMLER

Etkinlik yönetim sistemimiz www.istanbuldoga.net ve sanal asistanımız Anastasia haricinde sistemlerimizle tam entegre kullandığımız ve dışarıdan hizmet aldığımız yazılımlar ise şöyle;

  • iyzico ödeme alma sistemi ; iyzico Ödeme ve Elektronik Para Hizmetleri A.Ş. firmasının e-ticaret firmaları ve bireysel kullanıcılara alt yapı sağlayan sistemdir. Sahibinden.com, H&M, Decathlon ve Letgo gibi büyük firmaların tercih ettiği bir sistemdir.
  • Paraşüt Ön Muhasebe Yazılım ; Cloud’da çalışan bir muhasebe yazılımıdır. Sistemlerimize ve banka hesaplarımıza tam entegre çalışan bu yazılım sayesinde hesaplarımızı mevzuatlara uygun şekilde tutabilmekteyiz.

Web üzerinden çalışan muhasebe programımıza gerektiğinde sadece okuma yetkisi ile erişim verebiliyoruz.

Yönetim ve denetleme kurulumuzun muhasebe programına erişimi her zaman açıktır.

Bu sayede derneğimizi her zaman şeffaf ve hesap verebilir durumda tutuyoruz.

Oluşturduğumuz bu güçlü bilişim yapısının, mevcut üyelere sorunsuz hizmet sağlamakta, yeni üyeler elde etmede, dernek hedeflerimizi gerçekleştirmede, bağış toplayabilmede, yeni projeler üretmede, gönüllülerle iletişim halinde olmada, farkındalık yaratmada, sesini duyurmada, hedeflenen kitleye hızlı şekilde ulaşmada, zamandan tasarruf etmede, çok az maliyet ile daha çok kişiye ulaşmada, kampanyaları duyurmada, iletişim kurmada ve kaynak yaratmada, dernek çalışmalarının ve kayıtlarının mevzuatlara uygun yürütülmesini sağlamakta kolaylık sağlayacağını düşünmekteyiz..

Sivil Toplum Kuruluşları (STK) için bilişim sistemlerinin önemi Sn. Ercan Kaplan ve Sn. Turhan Karagüler’in linkteki bildirgesinde anlatılmaktadır.
https://ab.org.tr/ab13/bildiri/236.pdf

Bu faydalı çalışmadan dolayı kendilerine teşekkür ederiz.

Serdar Karataş
İstanbul Doğa Sporları Kulübü
Yönetim Kurulu Üyesi,
İdari işler sorumlusu

serdar@istanbuldoga.org