Geçtiğimiz günlerde web sitemizdeki kayıtlı destekci sayısı 16.000 kişiye ulaştı. Bu kadar kısa sürede bu kadar hızlı büyümemizin birçok sebebi var. En önemli etkenlerden biri de güçlü bir bilişim sistemine sahip olmamızdır.
Tamamı aktif olmasa da 16.000 doğa ve spor severe hizmet vermek gerçekten çok zor bir iştir. Bir çalışan ve üç-beş gönüllü ile bu çok mümkün değildir.
Üyeler ve gönülüler arasındaki iletişimin neredeyse tamamı WhatsApp üzerinden yapılmaktadır.
Özellikle etkinliklerde iletişim ve fotoğraf paylaşımı amacı ile kullanılan Whatsapp grupları açmak ve güncel tutmak çok fazla zaman alıyor ve hatalara neden olabiliyordu.
Yazılımcı olan dernek başkanımız Süleyman Şahin bu soruna da güzel bir çözüm üretti. Whatsapp üzerinde çalışan “Chat Bot” yazarak tüm bu işlerin otomatik yapılmasını sağladı.
Bu sevimli bot’a Anastasia adını verdik.
Anastasia etkinlik yönetim sistemimiz www.istanbuldoga.net ile tam entegre çalışıyor.
İşte Anastasia’nın görevleri ;
En çok işimize yarayan özelliklerden biri de Oylama özelliğidir. Whatsapp grubunda ekibe bir şey sorulduğunda bazen cevaplar birbirine girer. Kimin neyi tercih ettiği karışır.
İşte oylama özelliğine bir örnek :
Etkinlik sorumlusu katılımcılara kasklarının olup olmadığını soruyor. Olayanlara dernekten ödünç verilecek.
Anastasia ile sohbet etmek isterseniz Whatsapp numarası : +90 539 219 48 18
Anastasia sizi sisteme kayıtlı cep telefonunuzdan tanır. Eğer sitemimize kayıtlı değilseniz sohbet edeceğiniz konular sınırlı olacaktır.
Pandemi öncesi haftada 15 etkinliğe kadar çıkmıştık. Bu yaklaşık 400 katılımcı demektir. Kayıtlar, iptaller değişiklikler o kadar fazla oluyordu ki bunların takibi çok ciddi bir iş yüküdür.
www.istanbuldoga.net etkinlik yönetim sitemiz bizim yerimize bunları hızlı ve doğru bir şekilde yapılacak şekilde yine başkanımız Süleyman Şahin tarafından programlandı.
Bu site aslında sadece etkinlik rezervasyonlarını yönetmiyor. Tüm dernek işlerimizi yönetiyor bu nedenle sitemize “Dernek Yönetim Sistemi” desek daha doğru olurdu.
Üyelerimize, dernek çalışanımıza, gönüllülere, denetim, disiplin ve yönetim kuruluna sistemin sağladığı faydalar ;
Yönetim sistemimiz KVKK’na uygun olarak programlanmıştır. Üyelerden mümkün olduğunca az veri alınır ve veriler sınıflandırılır. Kişisel veriler ilgili mevzuatlar gereği paylaşılması gerektiğinde en ez düzeyde paylaşılır. Verilerin kimler ile paylaşılacağı da kullanıcılara bildirilir.
Etkinlik yönetim sistemimiz www.istanbuldoga.net ve sanal asistanımız Anastasia haricinde sistemlerimizle tam entegre kullandığımız ve dışarıdan hizmet aldığımız yazılımlar ise şöyle;
Web üzerinden çalışan muhasebe programımıza gerektiğinde sadece okuma yetkisi ile erişim verebiliyoruz.
Yönetim ve denetleme kurulumuzun muhasebe programına erişimi her zaman açıktır.
Bu sayede derneğimizi her zaman şeffaf ve hesap verebilir durumda tutuyoruz.
Oluşturduğumuz bu güçlü bilişim yapısının, mevcut üyelere sorunsuz hizmet sağlamakta, yeni üyeler elde etmede, dernek hedeflerimizi gerçekleştirmede, bağış toplayabilmede, yeni projeler üretmede, gönüllülerle iletişim halinde olmada, farkındalık yaratmada, sesini duyurmada, hedeflenen kitleye hızlı şekilde ulaşmada, zamandan tasarruf etmede, çok az maliyet ile daha çok kişiye ulaşmada, kampanyaları duyurmada, iletişim kurmada ve kaynak yaratmada, dernek çalışmalarının ve kayıtlarının mevzuatlara uygun yürütülmesini sağlamakta kolaylık sağlayacağını düşünmekteyiz..
Sivil Toplum Kuruluşları (STK) için bilişim sistemlerinin önemi Sn. Ercan Kaplan ve Sn. Turhan Karagüler’in linkteki bildirgesinde anlatılmaktadır.
https://ab.org.tr/ab13/bildiri/236.pdf
Bu faydalı çalışmadan dolayı kendilerine teşekkür ederiz.
Serdar Karataş
İstanbul Doğa Sporları Kulübü
Yönetim Kurulu Üyesi,
İdari işler sorumlusu
serdar@istanbuldoga.org